Règlement Intérieur

ASSOCIATION DES SOUS-MARINIERS DU FINISTERE

AMICALE AGASM MINERVE

N° SIREN 791 932 650 – N° SIRET 791 932 650 00017

Règlement Intérieur

Édition 24 février 2019

———————————————————————————————————-

Article 1 – Avertissement :

Le présent Règlement Intérieur (RI) modifie et remplace le précédent RI du 9 décembre 2017.

Le Règlement Intérieur est associé aux statuts de l’Association des sous-mariniers du Finistère – Amicale AGASM Minerve – déposés en sous-préfecture de BREST sous la référence W291005518 ; il précise et décline les conditions du fonctionnement courant de l’Amicale.

L’Association des sous-mariniers du Finistère – Amicale AGASM Minerve – est dirigée et gérée par le Conseil d’Administration (*) formé à partir de membres élus pour un an lors de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

(*) Conseil d’Administration = CA dans la suite du texte

Pour cette élection, le pouvoir de vote donné à un membre de l’Amicale est admis sans limitation du nombre de pouvoir.

Le mandat du CA de l’Amicale Minerve court sur une année civile, du 1er janvier au 31 décembre.

Nota : l’Amicale Minerve répond à de multiples sollicitations pour participation à des cérémonies civiles et militaires, tout au long de l’année, en semaine et également le week-end. De ce fait les postes de Président, vice-Présidents et porte-drapeau requièrent une grande disponibilité pour répondre favorablement à ces invitations.

Article 2 – Composition du CA

Le CA est composé de 19 membres, comprenant :

  • Le Bureau exécutif :
    • un Président
    • un ou deux Vice-Président(s)
    • un Trésorier
    • un Secrétaire
    • un Porte-drapeau
    • un webmestre
  • Les Adjoints et Délégués :
    • un Trésorier adjoint
    • un Secrétaire adjoint
    • un Webmestre adjoint
    • un Porte-drapeau suppléant
    • un Délégué au patrimoine
    • un Délégué aux colifichets
    • un ou deux Délégué(s) aux animation(s)
    • un Délégué au Finistère sud
  •  Des Membres Administrateurs, sans fonction précise, selon besoins.
  • Les anciens Présidents, non élus, sont membres de droits du CA.

Article 3 – Élections du CA

Les candidatures pour le CA, en fonction des postes à pourvoir, doivent être exprimées deux mois avant 1’Assemblée Générale Ordinaire annuelle (cf. article 7 des statuts).

Lors de cette élection, après démission de l’ensemble du CA de l’ancienne mandature, l’Assemblée est présidée par le doyen des membres de droit présents, jusqu’à l’énoncé du résultat des votes.

Les votes pour le nouveau CA, se font à main levée par les membres de droit présents à l’Assemblée Générale ; Les votes par procuration (courrier postal ou électronique) sont également comptabilisés.

Après élection, les membres élus par l’assemblée se retirent pour désigner les candidats dans les fonctions listées précédemment.

Les candidats non désignés pour un poste précis, peuvent s’ils le souhaitent rester au CA en tant que membre administrateur, dans la limite du nombre de postes à pourvoir.

Ensuite, la composition du nouveau CA est proclamée devant l’Assemblée Générale.

L’élection ne devient effective qu’après la communication au bureau national du nom des membres élus et, si nécessaire, la correction des statuts en sous-préfecture.

Un ou deux vérificateur(s) aux comptes, membres de l’AGASM Minerve, extérieurs au CA, sont également élus pour un an, à fins de contrôle des finances de l’amicale.

A compter de la date de leur cessation de fonction, et s’ils l’acceptent, les anciens Présidents de l’Amicale sont Présidents d’honneur. Membres, à ce titre du CA, ils participent, selon leur volonté, à ses réunions.

Le CA nouvellement élu prendra ses fonctions au 1er janvier de l’année qui suit l’Assemblée Générale ; le délai entre ces deux dates sera mis à profit pour la passation de suite entre anciens et nouveaux élus.

Article 4 – Rôle du CA

Le Président

Dirige l’Amicale, dans le respect des Statuts et du Règlement Intérieur. Il en assure l’animation et la bonne marche ; il peut déléguer ses pouvoirs et sa signature aux vice-Présidents, au Secrétaire, au Trésorier, pour les affaires de leur ressort.

Responsable des relations extérieures il peut, à l’occasion, en déléguer l’exercice.

Il représente l’Amicale auprès des instances nationales, en justice, et dans tous les actes de la vie civile.

Tout engagement officieux ou officiel de l’AGASM Minerve, dans quelque domaine que ce soit, ne peut être le fait que du seul Président ou d’un membre dûment mandaté par ce dernier.

Les vice-Présidents

Secondent le Président, le remplace éventuellement en cas d’indisponibilité ou d’absence. Ils représentent l’Amicale dans le cadre des délégations qui leurs sont expressément confiées par celui-ci.

En cas d’urgence, les décisions nécessaires sont prises par les vice-Présidents et le Président en est informé dès que possible.

L’un des vice-Présidents est en charge des relations avec l’active.

Le Trésorier

Gère les mouvements de fonds de l’Amicale, par délégation du Président seul responsable. Il est responsable de la tenue des comptes.

Sa signature est suffisante pour les retraits d’argent, les décharges, ou les quittances vis-à-vis des tiers quels qu’ils soient.

Il tient au jour le jour une comptabilité par recettes et dépenses et informe mensuellement le Président des évolutions de la comptabilité.

Il est chargé de dresser et présenter le rapport financier :

  • au(x) vérificateur(s) aux comptes pour approbation, un mois avant l’Assemblée Générale Ordinaire,
  • à l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

Le rapport financier, dès que disponible, est transmis au Président pour avis.

Le Trésorier est secondé pour toutes ses tâches par un Trésorier adjoint.

Le Secrétaire

Assure l’exécution des décisions de l’Assemblée Générale ou du Président.

Il est chargé de préparer et présenter le rapport moral à l’Assemblée Générale.

Il est chargé, de la gestion du fichier informatique de l’Amicale, de la tenue à jour du fichier des adhérents en relation avec le Trésorier, du courrier, des comptes-rendus, dont il est le rédacteur.

Il fournit au webmestre les fichiers informatiques qui doivent être visualisés sur le site internet de l’Amicale Minerve.

Dans le respect des statuts de l’Amicale Minerve, il assure en relation avec le bureau central :

  • l’inscription des nouveaux adhérents,
  • la radiation des adhérents.

Le rapport moral, dès que disponible, est transmis au Président pour avis.

Le Secrétaire peut au même titre que les vice-Présidents suppléer le Président.

Le Secrétaire est secondé pour toutes ses tâches par un Secrétaire adjoint.

Conseil d’Administration (CA)

D’une manière générale et conformément à l’article 3 « Buts » des statuts de l’Amicale Minerve, son rôle consiste notamment à :

  • faire connaître l’amicale à tous ceux qui peuvent prétendre à en faire partie,
  • être force de proposition pour les orientations budgétaires de l’amicale,
  • entretenir des rapports soutenus avec les autorités civiles et militaires pour toutes les cérémonies auxquelles les adhérents peuvent participer,
  • prévoir les conditions dans lesquelles l’amicale sera représentée (avec ou sans drapeau) :
    • aux obsèques de ses membres (*)
    • à des évènements ou cérémonies en relation avec les forces sous-marines,
  • assurer la liaison avec les équipages des sous-marins en service dans le cadre de l’amatelotage entre ceux-ci et les amicales,
  • recueillir et transmettre, après vérification de leur bien-fondé, les demandes d’adhésion et les cotisations,
  • veiller à ce que les questions politiques et religieuses soient rigoureusement proscrites des activités de l’Amicale.

(*) La participation de l’amicale aux obsèques d’un adhérent, radié antérieurement à son décès, ou aux obsèques d’un sous-marinier, relève de l’appréciation souveraine du Président de l’Amicale.

 Lorsque nécessaire, les décisions du Conseil d’Administration sont prises lors d’un vote à la majorité simple des présents ; le vote par procuration pour un vote programmé est autorisé. L’expression du vote des 2/3 des membres du CA (présents et représentés) est nécessaire pour que la décision soit entérinée.

Lorsque le CA n’aura pas pu être installé, ou aura été dissout par le bureau central pour cause de fonctionnement anormal, l’administration de l’Amicale sera assurée par un ou deux correspondants désignés par le bureau central de l’AGASM. Leurs fonctions cesseront dès la mise en place du nouveau CA de l’Amicale.

Article 5 – Adhésions

Toute personne répondant aux conditions prévues à l’article 4 « Composition (membres adhérents) » des statuts de l’Amicale Minerve, doit remplir un bulletin d’adhésion et payer sa cotisation.

Lorsque l’adhésion a lieu au cours du dernier trimestre, la cotisation versée est valable pour l’année suivante.

La qualité des membres de l’Amicale est la suivante :

  • les Membres de droit,
  • les Membres Honoraires Associés,
  • les Membres ADEX,
  • les Membres d’Honneur,
  • les Membres Bienfaiteurs.

La qualité de Membre Honoraire Associé (MHA) est attribuée par le Président de l’Amicale Minerve.

La qualité de Membre d’Honneur et de Membre Bienfaiteur relève de la décision du Président National de l’AGASM, sur proposition du Président de l’Amicale Minerve.

La qualité de membre ADEX (ADhérent EXempté de cotisation) réservée aux adhérents gravement affectés par la maladie, aux plus anciens, ou aux adhérents en difficulté importante, relève de la décision du Conseil d’Administration de l’Amicale ; le Président en informe alors le bureau central de l’AGASM ; dans ce cas la quote-part n’est pas due au bureau central (cf. article 4 des statuts Amicale Minerve).

Article 6 – Cotisation

Son montant est fixé par le Conseil d’Administration et approuvé par les adhérents lors de l’Assemblée Générale annuelle. Son versement entraîne adhésion aux Statuts de l’Amicale Minerve et au présent Règlement Intérieur ; il doit être effectué avant le 1er avril de l’année en cours.

Article 7 – Radiation / Exclusion

La qualité de membre de l’AGASM Minerve se perd conformément à l’article 5 « Radiation » des statuts de l’AGASM Minerve.

La radiation pour non-paiement de la cotisation est prononcée, après concertation du CA, par le Président de l’Amicale Minerve au 31 décembre de l’année en cours ; avant cette décision extrême, la raison des causes de non-paiement est recherchée.

La qualité de membre élu du CA de l’Amicale Minerve se perd par exclusion du CA pour non-respect de la clause de confidentialité (cf. PJ. 1).

Article 8 – Veuf ou Veuve d’un membre de l’amicale

À la suite du décès d’un adhérent, le conjoint peut rester au sein de l’Amicale en payant une demi-cotisation ; les veufs ou veuves conservent le numéro d’adhérent de leur défunt époux (épouse).

Dans ce cas, ils (elles) sont membres actifs, comme membres d’honneur, et peuvent tenir un poste dans le bureau de l’amicale.

La quote-part versée au bureau centrale est alors de 50 % de la cotisation perçue.

Article 9 – Déplacements

Tout déplacement d’un membre du Conseil d’Administration ou d’un adhérent, lié aux activités de l’Amicale, peut donner lieu à indemnisation sur la base du barème fiscal en vigueur.

Cette indemnisation sera effectuée sous la forme des dons à certains organismes d’intérêt général, tel que prévu aux articles 200 et 238 bis du code général des impôts. Dans ce cas, le formulaire cerfa ad hoc sera signé par le Président, ou les Vice-Présidents, ou le Trésorier de l’Amicale.

Article 10 – Gestion des salles du patrimoine

La gestion et le pilotage des salles du patrimoine dédiées aux sous-marins au fort de Bertheaume relèvent du délégué au patrimoine sous la responsabilité du Président.

Un état annuel du matériel est dressé. Il y est précisé l’origine et l’entité détentrice du matériel, notamment pour celui qui a été laissé en dépôt.

Les engagements financiers sont faits sur le compte de l’Amicale. L’appel à soutien de l’association AGASM se fait de manière pesée, ponctuelle et documentée.

L’arrêt d’exploitation ne peut survenir que dans trois circonstances :

  • Décision, par la commune, de suspension de l’accès au fort de Bertheaume,
  • Décision de cessation d’exploitation par l’Amicale (problèmes de disponibilité de personnel ou de matériel, etc.)
  • Dissolution de l’Amicale.

Le matériel est alors restitué aux ayants droits, le sort de celui appartenant en propre à l’Amicale étant décidé par le Conseil d’Administration de l’Amicale. Dans le cas de la dissolution de l’Amicale, la destination du matériel lui appartenant est proposée à l’aval du bureau central de l’AGASM.

Article 11 – Colifichets

La gestion des colifichets relève du délégué aux colifichets sous la responsabilité du Président.

Il tient à jour l’état du stock et rend compte mensuellement au Président et au Trésorier de l’immobilisation financière.

Il est l’initiateur des commandes à passer, en informe le Président et le Trésorier et consulte les fournisseurs pour devis.

Les commandes sont validées par le Président et/ou le Trésorier.

 

« Auteur JLC »